Online Slammen – Tips & Trics

Op 13 mei organiseerde Poetry Slam Rotterdam een online slam. Op dit moment is er in Nederland nog niet veel ervaring met online slammen. Daarom delen we graag onze bevindingen met jullie.

Om ons eigen draaiboek op te stellen hebben we gebruik gemaakt van deze instructie van Toronto Poetry Slam: https://medium.com/@tneumeyer/how-to-host-a-poetry-slam-online-ae984324006c

Daarnaast hebben we gebruik gemaakt van tips uit het (inter)nationale slamnetwerk én gekeken naar onze collega’s in Amsterdam en Schiedam, die in april al online slams organiseerden.

Platform

Een belangrijke keuze die je moet maken is de keuze voor het platform dat je wilt gaan gebruiken. De meest gebruikte zijn Zoom, het open source initiatief Jitsi Meet en Google Meet.

Wij hebben gebruik gemaakt van Zoom, vanwege het gebruiksgemak en de vele technische opties om je meeting te managen. Ook is dit het platform waar de meeste mensen mee bekend zijn en staat er veel informatie online over hoe de verschillende functies werken. Je hebt hiervoor echter wel een betaalde account nodig.

Binnen Zoom kun je kiezen voor Meeting of een Webinar. Voordeel van een Webinar is dat je meer opties hebt qua vormgeving én minder ruis. Wij hebben voor een Meeting gekozen omdat dat het dichtste in de buurt komt van een ‘live’ slam, qua interactie. Wat meer ruis hoort daarbij en dat nemen we graag voor lief.

Opnemen / Streamen

Binnen Zoom kun je de stream volledig opnemen en opslaan op je harde schijf. Op die manier kun je filmpjes maken van bepaalde stukjes of ook de hele film online zetten. Je moet wachten tot de meeting beëindigd is voordat je het filmbestand kunt downloaden.

Daarnaast kun je streamen naar YouTube en/of Facebook. Dit moet je apart inschakelen in je Zoom-account. Alleen de host van de meeting kan streamen.

Op het YouTube-kanaal van Zoom vind je tutorials voor hoe dit werkt:

https://www.youtube.com/watch?v=UkX640vqozE

N.B. Zowel YouTube als Facebook hebben functies om muziek waar copyright op rust te blokkeren. Dat kan gedeeltelijk zijn, of de hele stream. Er zijn manieren om dit te omzeilen, maar het is wel iets om van tevoren uit te zoeken (je wilt niet halverwege je stream geblokkeerd hebben).

Muziek

Omdat Zoom een functie heeft die voorkomt dat je door elkaar praat, is het niet mogelijk om de DJ te laten spelen tenzij je alle andere mensen in de Zoom op mute zet.

Oplossing hiervoor is om de DJ rechtstreeks via Zoom te laten draaien (via de ‘share content’ optie). Daardoor krijg je een extra kanaal voor de audio, waar door dit niet uitgaat wanneer er iemand praat.

Hoe dat werkt vind je hier: https://www.youtube.com/watch?v=YA6SGQlVmcA&list=PLKpRxBfeD1kEM_I1lId3N_Xl77fKDzSXe&index=10

Verder is het verstandig om voor de pauzes een duidelijke keuze te maken: Laat je de DJ draaien of mag het publiek kletsen?

Chat / Communicatie

Het is fijn om tijdens de meeting onderling te kunnen communiceren buiten de chat om. Op die manier kun je berichten gemakkelijker vinden (zeker als het publiek enthousiast reageert in de chat). Een appgroep is daarvoor zeer geschikt.

Branding

Om de deelnemers en organisatie te kunnen onderscheiden van het publiek (en om de stream te branden) hebben we gebruik gemaakt van de virtual background functie. Hoe dat werkt vind je hier;

Nadeel hieraan is dat bepaalde kleuren (afhankelijk van je achtergrond) niet herkend worden als ‘voorgrond’ waardoor soms hele delen van kledingstukken of meubelstukken ‘door de achtergrond heen komen of mensen stukken achtergrond in hun gezicht hebben.

We hebben hier niet echt een systeem in kunnen ontdekken, maar ook dat is iets om even uit te proberen met je achtergrond als je die wilt gebruiken.

Taakverdeling:

Dit is de taakverdeling die wij gebruikt hebben:

  • Technische host: Beheert het technische deel van de meeting; opnemen, streamen, muten, pollen, enzovoorts. Het is belangrijk dat deze persoon goed weet hoe het platform werkt en waar alle functies zitten.
  • Zichtbare host: Leidt het publiek en de deelnemers door het event. Het is belangrijk dat deze persoon goed op de hoogte is van het reglement en weet hoe het verloop van een slam is.
  • Socials: Helpt mensen bij het inloggen en om de juiste link te vinden. Vragen beantwoorden in de comments, etcetera.
  • Scheidsrechter: Houdt bij of de deelnemers niet over hun tijd heengaan en telt de punten.
  • Draaiboek bijhouden: Algeheel overview, bijsturen etc.

Voorbereiding:

Dingen die je van tevoren moet doen:

  • Technische check met de deelnemers
  • Technische check met de host en eventuele DJ
  • Technische check met het team om opnemen, livestreamen en dergelijk uit te proberen
  • Back-up deelnemers hebben voor het geval een verbinding uitvalt
  • Duidelijke regels over het uitvallen van de verbinding op bepaalde momenten

Mute / Unmute

Je kunt in Zoom instellen dat iedereen bij binnenkomst van de Zoom op ‘mute’ staat.

Het handigste is om iedereen ineens te unmuten of muten. Als er veel deelnemers zijn is het lastig om dit individueel te doen.

Belangrijk is om dat van tevoren aan te kondigen (met name het unmuten). Mensen in online meetings zijn soms ook andere dingen aan het doen, die net per se voor ieders oren bedoeld zijn.

N.B. Je kunt overigens instellen dat Zoom je eerst vraagt of je microfoon aangezet mag worden, maar dat is niet standaard.

Pauzes en tijdsverloop

Het is verstandig om van tevoren na te denken over hoe je om wilt gaan met inloop en pauzes. Je kunt niet zomaar mensen gaan muten bijvoorbeeld. Wil je dat ze met elkaar praten tijdens de inloop? Of juist niet? Maak hierin heldere keuzes en laat de host dat communiceren.

Applaus / Waardering

Het is verstandig om tijdens de performances alle andere mensen op ‘mute’ te zetten. Bij het applaudisseren na afloop loop je er tegenaan dat er maar 1 iemand tegelijk te horen is (ook weer vanwege die ‘niet door elkaar praten’ functie).

Daarom hebben wij gebruik gemaakt van het applaus voor doven en slechthorenden: Je steekt je handen in de lucht en zwaait met beide handen naast je hoofd. Daarnaast werden mensen aangemoedigd om een hartje te maken met hun vingers (in plaats van de gebruikelijke vingerknip).

Wachtkamers

Het is mogelijk om gebruik te maken van de ‘Wachtkamer’-functie van Zoom. Op die manier kun je de deelnemers gemakkelijk vinden en geef je ook het ‘opkomst’-gevoel. Wij hebben ervoor gekozen om deze functie niet te gebruiken omdat de deelnemers dat de andere slammers/performances niet meekrijgen.

Stemmen

Voor het stemmen hebben we gebruik gemaakt van de poll-functie van Zoom. Hierbij kun je mensen een poll laten invullen. Iedereen die ingelogd is kan de poll invullen en je kunt één optie kiezen. De technische host kan zien hoeveel mensen er al gestemd hebben en je kunt de uitslag delen op ieders scherm. Het is handig om van tevoren aan te geven hoe lang de poll openblijft.

Hosting

De rol van de host is iets uitgebreider. Deze persoon leidt het publiek niet alleen door de slam, maar ook door de Zoom-beleving. Alle technische beslissingen die je achter de schermen maakt (bijvoorbeeld het starten of stoppen met streamen) moeten door de host aangekondigd worden.

Tijd bijhouden / Afkappen

Wanneer de tijd om is, krijgt de deelnemer een signaal. Wij gebruiken normaal gesproken een belletje en draaien de muziek in (op het NK is dit een zwaailicht). Het belletje is niet te horen en de muziek indraaien gaat ook niet (zie ‘applaus’). Hier moet nog een goede oplossing voor worden bedacht.

N.B. Wanneer de uitloop van 30 seconden ook voorbij is, wordt de mic gemuted. Dat is gelukkig wél mogelijk.

Reglement:

Het reglement dat wij gebruikt hebben, vind je hier: Reglement

Draaiboek:

Het draaiboek dat wij gebruikt hebben, vind je hier: Online_Slam_Draaiboek – Versie4

Zoom-tutorials:

https://www.youtube.com/playlist?list=PLKpRxBfeD1kEM_I1lId3N_Xl77fKDzSXe

Aanbevelingen voor deelnemers (door Rik Sprenkels):

1) Zorg ervoor dat je kunt staan achter je laptop. Je hebt veel meer mogelijkheden met lichaamstaal en je draagt beter voor als je staat (heeft vast iets te maken met je longen).

2) Gebruik een goede camera. Ik heb zelf de back-camera van mijn telefoon gebruikt, dat is meestal de beste camera die je hebt. Er zijn apps beschikbaar (gratis of met kleine betaling) om je telefooncamera naar je laptop te laten streamen.

3) Als je er een hebt, gebruik dan een microfoon. Sowieso handig om jezelf even op te nemen met de microfoon die je wilt gebruiken (extern of laptop) om te horen hoe je klinkt voor je publiek. En goed articuleren: je bent sowieso minder goed te verstaan als in het echt.

4) Zorg voor goede belichting. Ik heb thuis bijvoorbeeld de lampenkap van mijn plafondlamp afgedraaid zodat ik beter zichtbaar was.

5) Zorg voor goed internet en voor backup-internet via je telefoon. Ik heb zelf gisteren tijdens de battle mijn laptop overgezet van mijn wifi naar de 4G van mijn telefoon om de verbinding in stand te houden.

 

N.B. Heb je aanvullingen op dit document?
Die zijn van harte welkom op info@poetryslamrotterdam.nl